Na sukces konferencji składa się wiele elementów, począwszy od odpowiedniej lokalizacji wydarzenia, przez dobór prelegentów, aż po zapewnienie noclegu i wyżywienia uczestnikom. To sprawia, że zaplanowanie przedsięwzięcia to niełatwe zadanie nawet dla doświadczonego organizatora. Stosując się jednak do kilku podstawowych zasad, sprawisz, że organizacja eventu przebiegnie sprawniej, a samo wydarzenie okaże się sukcesem. Sprawdź zatem, co musisz zapewnić uczestnikom konferencji.
Nocleg dla uczestników konferencji
Organizator konferencji powinien zapewnić uczestnikom noclegi. W zależności od wielkości wydarzenia oraz budżetu, jakim dysponujesz, może to być nocleg dla wszystkich uczestników lub tylko dla prelegentów. W przypadku, gdy zapraszasz na konferencję imiennie konkretne osoby, wypada, aby zapewnić im nocleg wraz z pełnym wyżywieniem. Jeśli natomiast organizowana konferencja to rodzaj wydarzenia, na które może zapisać się każdy, to nie ma potrzeby, aby wszystkim uczestnikom zapewniać nocleg. W takim przypadku wystarczy zabookować go jedynie dla prelegentów.
Nowoczesny, bogato wyposażony obiekt
Na sukces konferencji wpływa wiele czynników. Jednym z nich jest wybór odpowiedniego miejsca, w którym odbędzie się wydarzenie. Ważne, aby lokalizacja obiektu pozwalała na łatwy i wygodny dojazd z każdego miejsca w Polsce. Na przykład, świetnym wyborem są obiekty konferencyjne na Mazurach, takie jak Hotel Mikołajki. Dogodna lokalizacja umożliwia wygodny dojazd na miejsce różnymi środkami transportu.
Istotna jest też klasa obiektu. I w tym przypadku Hotel Mikołajki spełnia najwyższe standardy. Nowoczesny budynek z bogato wyposażonymi salami konferencyjnymi zapewnia wszystko to, co istotne dla przeprowadzenia profesjonalnej prelekcji, konferencji czy sympozjum. Rozbudowana oferta noclegowa, restauracja i strefa SPA zapewniają natomiast komfortowy wypoczynek i pełne wyżywienie dla uczestników eventu.
Wyżywienie podczas konferencji
Niezależnie od wielkości i rodzaju konferencji powinieneś zapewnić jej uczestnikom wyżywienie. Przerwa na kawę i szwedzki stół to ważny i niezbędny element tego typu eventów. Głód i burczenie w brzuchu sprawią, że uczestnicy nie tylko nie skupią się na tym, co mówią prelegenci, ale również niechętnie pozostaną na wszystkich wykładach. Zapewnienie odpowiedniego poczucia komfortu gościom jest zatem niezwykle istotne i potrzebne. Kawa, herbata, kanapki czy przekąski mogą w znaczący sposób wpłynąć na sukces wydarzenia!
Materiały reklamowe i biurowe
Planując konferencję, powinieneś też pamiętać o odpowiednich materiałach biurowych i reklamowych. Zaproszenia, lista prelegentów, program konferencji oraz gadżety są nie tylko przydatne, ale również pomagają budować prestiż i pozytywny wizerunek przedsiębiorstwa. Poza tym uczestnicy konferencji lubią dostawać bezpłatne akcesoria i profesjonalne materiały reklamowe. To szczególnie istotne w przypadku organizacji wydarzeń związanych z promocją nowych produktów. Jeśli to możliwe, warto wrzucić ich mniejsze wersje do press packów.
Leave a Reply